Görevlendirme Yaparken Dikkat Edilecek Hususlar

10/11/2007

- Adaletli, sabırlı ve riske girmeye istekli olun. Kendinize ve çalışanlarınıza güvenin.

- Mümkün olduğu kadar çok şeyi, mümkün olan en düşük seviyeye kadar görevlendirin.

- Anahtar işlerde öğrenmeye istekli kimseleri, yenilik gerektiren işlerde düş gücü yüksek çalışanları, komplike işler için becerikli ve uzlaşmacıları, basit işler iin önüne konulanı seçin. Acil durumlarda, işi bir defada doğru yapacak olana verin.

- Görev verirken çalışanlarınızın yeteneklerini, bilgilerini, ilgilerini, iş yükünü, ihtiyaçlarını, zevkini ve arzusunu göz önünde bulundurun. Görevleri çalışanlarla karşılaştırın, çalışanların ustalık ve yetenekleriyle uyumunu sağlayın.

- Görevlendirme yaparken, kimin bu işi sizden daha iyi yapabileceğini, kimlerin sizden fırsat beklediğini düşünün ve görevi en fazla faydalanacak çalışana verin.

- Görev verdiğiniz kişiyi yalnız bırakmayın, yetkilerini geri almayın, ondan sır saklamayın, onu izletmeyin, destekleyin.

- Neyi yapmaları gerektiğini söyleyin, nasıl yaptıklarına karışmayın.

- Görev vererek atıl kalmış yetenekleri bulup çıkarın. Yeterince belirgin yeteneği olmayan, zayıf olanları görevlendirin, yetişsin.

- Birden fazla yeterli kişi var ve siz işi birine verdiyseniz, diğerlerine bir sonraki işte onlarla çalışacağınız sözünü verin ve sözünüzde durun.

- İstediğiniz özellikte insan yoksa işi deneyime en çok ihtiyacı olana ya da işin istediği yeteneklerin çoğuna sahip olana verin.

- İşi bir bütün olarak devredin. Birine, size danışmadan karar verme hakkını vermeden, insanları görevlendirmiş sayılmazsınız.

- Churchill, "Bir işin yapılmasını istiyorsanız, o işi meşgul birine verin" diyor. Bu her ne kadar adil değilse de doğrudur. Zira meşgul insanlar, enerjilerini en etkili biçimde ve en doğru yerde kullanabilmek için her kaynaktan yararlanmayı bilirler.

bkz. Mahmut Harmancı, İşte Zaman Yönetimi, ISBN: 975-269-185-4, 2006, Sayfa 189/190

Bu kitaptan olan bütün alıntıları okumak için tıklayın...

Yorum (yok) Yorum yaz! Kalıcı Bağlantı

Hangi Tarz İşte Ne Tür Eleman Görevlendirilmeli?

10/11/2007

- Anahtar işler: Öğrenmeye istekli olan kişileri seçiniz.

- Yenilik gerektiren işler: Düş gücü yüksek çalışanları tercih ediniz.

- Komplike işler: Becerikli ve uzlaşmacıları seçiniz.

- Basit işler: Önüne konulanı yapan birini görevlendiriniz.

- Acil işler: İşi bir defada doğru yapacak olana veriniz.

bkz. Mahmut Harmancı, İşte Zaman Yönetimi, ISBN: 975-269-185-4, 2006, Sayfa 189

Bu kitaptan olan bütün alıntıları okumak için tıklayın...

Yorum (yok) Yorum yaz! Kalıcı Bağlantı

Yönetici Olarak Hangi İşleri Devretmelisiniz?

10/11/2007

1- Tekrarlanan görevler en kolay devredilebilecek görevlerdir. Görev eğer beceri gerektiriyorsa, aynı kişiler görevlendirilip uzmanlşaması sağlanmalı, eğer iş sıkıcı ve uzun zaman alacaksa da farklı kişiler görevlendirilerek adalet sağlanmalıdır.

2- Rutin işleri çalışanlarınıza devretmelisiniz. Sizin tarafınızdan rutin kabul edilebilecek görevler, çalışanlarınız için yeni beceriler geliştirmelerini sağlayıcı, bakış açılarını geliştirici, rekabet yaratıcı ve memnun edici olabilir.

3- Çok vakit alan işler çalışanlarımıza bırakılabilir.

4- Birisinin özellikle istediği işleri yapması için o kişiyi görevlendirin. Arzu çok etkili bir motivasyondur. Başarı, gerçekten kalben ve ruen efor sarf etmeyi gerektirir. Bu da ancak arzu duyduğunuz işi yaparken geçerlidir. Unutmayın, eğer insan işini seviyorsa, savaşın yarısı kazanılmıştır.

5- Toplantılarda temsilci olarak çalışanlarınızı sizin yerinize katılmaları için görevlendirebilirsiniz.

6- İleriki görevlerde, çalışanlarınızın sorumluluklarının bir parçası olacak etkinliklerle görevlendirmelisiniz.

7- Maliyet ektinliği yaklaşımı sağlamak üzere düşük düzeylerde görevlendirmeler yapabilirsiniz.

8- Bilgi toplama, ayrıntılı çalışmalar, hesaplamalar ve özel yetenek gerektirmeyen işler de kolayca devredilebilecek diğer işlerdir.

bkz. Mahmut Harmancı, İşte Zaman Yönetimi, ISBN: 975-269-185-4, 2006, Sayfa 188/189

Bu kitaptan olan bütün alıntıları okumak için tıklayın...

Yorum (yok) Yorum yaz! Kalıcı Bağlantı

Yönetici Olarak Hangi İşleri Devredemezsiniz?

10/11/2007

Göreviniz ve işin mahiyeti gereği bazı işlerin yapılması için başkalarını görevlendiremezsiniz. İşte mutlaka sizin tarafınızdan yapılması gereken işler;

1- Görevlendirme işlemi kişiseldir. Size devredilen bir işi, sizin bir başkasına devretmemeniz gerekir.

2- Performans değerlendirmesi idareye ait bir sorumluluktur. Bir başkasına bırakılmamalıdır.

3- Disiplin işlemleri de idari bir sorumluluktur, bu görevi bir başkasına vermek idarenin
etkinliğini azaltır. Eleştiriyi ikinci elden alan kişi rahatsız olur.

4- Danışmanlık, bir başkası tarafından yapılamayacak bir yönetim sorumluluğudur.

5- Planlamak, bölümünüzün amaçlarının, kurumun amaçlarına nasıl uyacağına karar vermek için en iyi konumdasınız ve yalnızsınız. Bu karar size aittir.

6- Özel olarak yetkilendirilmiş olduğunuz görevi bir başkasına devretmemelisiniz. Eğer idare belirli bir etkinliği sizin yapmanızı istiyorsa, yapmalısınız.

7- Karmaşık durumlarla ilgili görevlendirme de etkisizdir. Sorun, ancak tüm boyutuyla görüldükten sonra devredilebilir. Size bile karmaşık gelen bir durumu görevlendirme, çalışanlarınızı incitir.

8- Hassas durumlarla ilgili görevlendirme beceriksizlik kabul edilir. Siyasi bir zıtlığı çözmek ya da bir yerden hassas bir bilgi istemek gibi duyarlı etkinlikleri siz yerine getirmelisiniz.

9- Gizli görevler, şirkete ait önemli bilgiler ya da bazı gizli unsurlar taşıyan işler devredilmemelidir.

bkz. Mahmut Harmancı, İşte Zaman Yönetimi, ISBN: 975-269-185-4, 2006, Sayfa 187/188

Bu kitaptan olan bütün alıntıları okumak için tıklayın...

Yorum (yok) Yorum yaz! Kalıcı Bağlantı

Zamanın Etkin Kullanımı

10/11/2007

Zamanımızı daha iyi kullanmamızı kolaylaştıracak teknikler vardır. Bunlar daha ziyade zamanı daha etkin kullanarak, kullandığımız zamandan daha çok verim elde etmeye yönelik tekniklerdir.

Bu anlamda tavsiye edilebilecek davranışlar bunlardır:

- Yetki Devretme
Bir yöneticinin görevi; planlama, düzenleme, personel yerleştirme, yönetme, karar verme, iletişim kurma ve kontroldür.
Bu görevlerde başarılı olabilmek için yöneticinin; öncelikle işlerini değerlendirmesi, uygulayıcıların yapması gereken, araştırma, geliştirme, üretim, pazarlama, finansman, personel yönetimi, dış ilişkiler, hukuki ve ticari ilişkilere ait işleri, görevlendirme ile çalışanlarına devretmesi gerekir. Böylece uygulayıcıların yapması gereken işlerden kurtulup yönetim fonksiyonlarına odaklanması, yöneticinin başarısını arttıracak ve çalışanlarıyla ilişkilerine ve imajına olumlu katkılarda bulunacaktır.
Her işi kendisi yapan üst düzey yöneticiler kadar hiçbir şey yapmayan yöneticiler de etkisizdirler. Onun için yöneticilerin hangi işleri kendilerinin yapması gerektiğini, hangilerini devredeceğini bilmesi ve bunu uygulaması çok ince bir yöneticilik yeteneğidir.

- Hayır Demek
Bir yöneticinin başarılı olması, işlerini zamanında ve etkin bir şekilde bitirmesine bağlıdır. Eğer onun yapması gerekmeyen işlere hayır diyemez ve onları da yapmaya çalışırsa, elindeki işleri zamanında tamamlayamaz. Başkalarının, yöneticinin görevi olmayan işlerini yöneticinin üzerine yıkma teşebbüslerine karşı dikkatli olunmalıdır. Başkalarının işine kesin ve kararlı bir şekilde hayır demek, bu işler için ayrılan zamanı tasarruf etmeyi ve yönetim görevlerine odaklanmayı sağlayacaktır. Bunun için hayır demeyi öğrenmelidir.

- İletişim
İş hayatımızda günümüzün çoğunu konuşarak, dinleyerek, bir şeyler yazarak ya da okuyarak, yani iletişim kurmak için harcarız. Yöneticilerin başarısı, büyük olçüde iletişim kurmadaki başarısına bağlı bulunmaktadır.
İletişimi vücudumuzun sinir sistemine benzeten yaklaşımla, iletişimsizlik, bünyenin felç olması anlamına gelir ki, bu da vücudun tamamından ya da bir bölümünden yararlanamama sonucunu doğurur ve vücudun diğer bölümlerin performansını da olumsuz olarak etkiler ve daha büyük kaynak kaybına neden olur.
İletişimin bir takım güçlüğü, engelleri ve inceliklerinin olduğu doğrudur. Fakat bütün güçlükler gibi bunları da üstesinden gelinebilir.

- Hızlı Okuma
R. Alec Mackenzie, yöneticilerin zamanının %30'unu okuyarak geçirdiğini, hızlı okumayı öğrenmenin; okuma hızını en az iki misli arttırırken, anlama yeteneklerini de geliştirdiğini söyler.
Bir yönetici olarak; öncelikle anlayarak hızlı okuma teknikleri ile daha az zaman harcayarak daha çok şey okumayı ve öğrenmeyi öğrenmelidir.

- Sağlık
Zaman yönetimi yalnızca elimizdeki zamanın miktarıyla değil, kalitesi ile de ilgilidir. Bu nedenle zaman yönetimi ile sağlık arasında yakın bir ilgi vardır. Sağlıklı olmamız zamanımızın niteliğini etkiler.
Yöneticilerin sağlıklarına dikkat etmeleri, sağlıklı olmaları, zamanlarının kalitesini yükseltecektir. Ayrıca hastalanıp zamanlarının niteliğinin düşmesine ve kaynaklarının ve zamanlarının sağlık sorunlarına harcanmasına engel olacaktır.

- Seyahatlerde Geçen Zaman
Son 200 yıl içinde ulaşım teknolojisi baş döndürücü bir şekilde gelişmiş ve ulaşım hızı da inanılmaz biçimde artmıştır. Ancak ulaşım için harcanan zamanda da paralel bir artış olmuştur.
Hepimiz her gün ya da sık sık yolculuk etmek zorundayız ve bu yolculuklar streslidir, yorucudur ve zaman alır.
Yöneticiler işlerini yolculuğa gerek kalmadan yapma yollarını bulmalıdır.
Bazı durumlarda yolculuk zorunlu olur. Böyle bir durumda yolculuğun verimli geçmesi için zaman kazandırıcı tekniklerde ve diğer imkanlardan yararlanmak gerekir.

bkz. Mahmut Harmancı, İşte Zaman Yönetimi, ISBN: 975-269-185-4, 2006, Sayfa 184-245

Bu kitaptan olan bütün alıntıları okumak için tıklayın...

Yorum (yok) Yorum yaz! Kalıcı Bağlantı